Автоматизация бара, ресторана или кафе - выбор ККТ, кассы-онлайн и программ для автоматизации точки общепита

Процесс автоматизации точек общественного питания или сферы ресторанного бизнеса - трудоемкий и непростой. Он включает в себя несколько программно-аппаратных комплексов. Главная цель автоматизации – эффективность работы заведения.

Расскажем, что представляет собой на практике автоматизация, какие проблемы она сможет решить, а также укажем лучшее оборудовании и программы для безупречной работы бара, ресторана или кафе.

Содержание статьи:

1. Задачи автоматизации точек общепита – какие процессы включает в себя автоматизация?
2. Схема работы автоматизации бара, ресторана или кафе
3. Лучшие кассы-онлайн и другая ККТ для автоматизации предприятий общепита сегодня
4. Программы для автоматизации баров, ресторанов и кафе – рейтинг лучших

Задачи автоматизации точек общепита – какие процессы включает в себя автоматизация?

Автоматизация позволяет решить основные задачи и проблемы, встречающиеся у предпринимателей, ведущих деятельность в сфере общественного питания или ресторанного бизнеса.

Перечислим, что станет возможно с автоматизацией:

1. Компания сможет снизить издержки и повысить свои доходы.
2. Можно будет контролировать деятельность точки – вплоть до каждого сотрудника.
3. Увеличится производительность труда специалистов.
4. Улучшиться качество обслуживания клиентов.
5. Увеличится рентабельность заведения и клиентский поток.
6. Увеличится скорость обслуживания посетителей.
7. Возможно предотвращение воровства, хищений со стороны рабочего персонала.
8. Станет возможно вводить новые маркетинговые ходы и проводить маркетинговые мероприятия. Например, введение системы скидок для постоянных клиентов.
9. Руководство сможет анализировать деятельность предприятия и на основании отчетных данных планировать и решать, как дальше, в каком направлении, развивать компанию.
10. Упростится работа персонала за счет использования в работе контрольно-кассового оборудования и программ.

Мы перечислили основные задачи автоматизации. Их может быть и больше.

Заметьте, что все они пересекаются, и их решение приносит реальную пользу для бизнеса. Опытные рестораторы и эксперты считают, что именно автоматизация помогает развивать бизнес в правильном ключе, учитывая отчетные показатели и анализ финансовых результатов, которые возможно получать с использованием онлайн-ККТ и современного программного обеспечения.

Автоматизация включает в себя несколько процессов. Расскажем о них и укажем, что они из себя представляют.

Наименование процесса	Решаемые задачи
Продажи	Обслуживание посетителей: - Прием заказов. - Отправка заказов на кухню. - Формирование счета/пречека. - Расчет посетителей. - Выдача чековых квитанций. - Формирование фискального чека. Сюда же относят разнообразные механизмы обслуживания постоянных клиентов, маркетинговые акции (скидки, бонусы и т. п.). Если автоматизируется бар, то процесс производства напитков также входит в число операций обслуживания.
Склад и логистика, бухгалтерский учёт	Складские операции: приход и расход продуктов, полуфабрикатов. - Проведение инвентаризации. - Финансовый учет. - Расчет заработной платы сотрудников. - Предотвращение пересортицы. - Многофирменный и партионный учет. - Учет в закупочных и розничных ценах. - Расчет расходов и себестоимости блюд. - Получение товарных отчетов по кухне и рознице. - Получение всей необходимой отчетности о работе заведения. Программы для бухгалтерского учёта и калькуляции в заведениях общепита на основе программ 1С.
Управление и контроль деятельности предприятия	Управление персоналом. - Учет рабочего времени. - Система мотивации персонала и др.

Системы автоматизации баров, ресторанов или кафе являются узкоспециализироваными и самыми распространенными, ведь ресторанный бизнес или сфера общепита - самая массовая.

Системы отличаются функционированием – в отличие от точек торговли, в них еще присутствует и процесс приготовления товара, который будет реализован сразу же перед его потреблением.

Схема работы автоматизации бара, ресторана или кафе

Грамотно построенная система работы точки общественного питания или ресторана, бара – это главный результат автоматизации.

Схема работы автоматизации проста, и затрагивает несколько программно-аппаратных комплексов.

1. Front-office

Этот программно-аппаратный комплекс необходим для обслуживания посетителей и вмещает в себя:

1. Кассовую зону. Подробнее читайте: Как выбрать онлайн-кассу для кафе или ресторана.
2. Рабочее место официанта, бармена.
3. Рабочее место повара.

Схема работы специалистов такова:

• Официант с помощью установленных POS-терминалов вбивает заказ в систему, учитывая систему скидок и акций, которые действуют для определенного посетителя.
• Сформированный заказ автоматически направляется на барную стойку и на кухню.
• Заказ фиксируется в чеке, распечатанном на принтере. Чек остается у бармена и повара для его выполнения.
• Официант, бармен обслуживают клиента.
• По окончании трапезы кассир-операционист подводит итог – выбивает пречек с помощью онлайн-кассы, принтера, в котором содержится весь состав заказа. Затем пречек передается клиенту и производится оплата.
• Заказ закрывает официант или кассир-операционист. Он должен внести денежную сумму в кассу или воспользоваться платежным терминалом, необходимым для безналичного расчета.

Благодаря такой схеме обслуживания клиентов, руководство сможет контролировать остатки продуктов на складе в любой момент времени.

Читайте: Как выбрать кассу для продажи пива и каким должно быть кассовое оборудование для бара.

2. Back-office

Программно-аппаратный комплекс этого типа связан с работой управляющего, менеджера по закупкам или снабженца, товароведа и других сотрудников склада.

Он включает в себя:

1. Рабочее место управляющего или администратора.
2. Зона для работы менеджера по закупкам или снабженца.
3. Рабочее место товароведа.
4. Зону для осуществления складских операций административным персоналом или другими сотрудниками.

Как таковой, схемы работы персонала в части «Бэк-офиса» нет, так как некоторые обязанности, которые выполняют сотрудники, могут пересекаться друг с другом или же специалисты могут выполнять работу сразу за нескольких работников.

Примерная краткая схема работы сотрудников «Бэк-офиса»:

• Товаровед проводит складской учет на предприятии.
• Заведующий производством или повар вводят в систему меню кафе, ресторана, бара и оформляет технологические и калькуляционные документы.
• Менеджер по закупкам или снабженец оформляет заказы продукции, товаров, оформляет накладные и другие отчетные документы.

Автоматизация части «Бэк-офиса» поможет реализовать рабочему персоналу такие задачи:

1. Увеличить их скорость работы. Такое оборудование как онлайн-касса, терминалы сбора данных, принтеры и сканеры штриховых кодов заметно упрощают работу персоналу.
2. Повысить точность показателей складского учета. Как правило, поступивший товар маркируется специальными этикетками, которые сотрудники распечатывают на принтере.
3. Получить моментально информацию по определенному товару, например, о его наличии на складе или производителе. Сбором информации будут заниматься специалисты заведения, затем все данные вносятся в товароучетную программу, через которую и можно получить сведения о товаре, продукции.
4. Провести инвентаризацию.
5. Проконтролировать остатки товаров на складе.
6. Оформить новые заказы на продукцию и ингредиенты.
7. Проанализировать продажи.
8. Провести учет товаров от момента закупки до момента полного списания.
9. Провести калькуляцию себестоимости готовой продукции. Обычно этим занимается товаровед.
10. Рассчитать денежные средства, необходимые для закупки товаров, продукции.
11. Проконтролировать товарно-материальные запасы компании.

Конечно же, задач может быть больше. Мы указали основные.

3. Head-office

В этой части, как и в предыдущих, есть разделение на зоны.

Программно-аппаратный комплекс может содержать:

• Рабочее место руководителя или директора заведения.
• Зону для работы бухгалтера или нескольких бухгалтеров.

Безусловно, руководителю будет через ПК с программным обеспечением легко получить любой отчет, провести анализ и отследить операции с начальных до конечных операций.

Также руководству будет известно обо всех ошибках, совершенных сотрудниками. Директор сможет предпринять меры по повышению престижа компании, оформляя опытных и высококвалифицированных специалистов.

Приведем несколько примеров схем автоматизации:

Лучшие кассы-онлайн и другая ККТ для автоматизации предприятий общепита сегодня – что и как выбрать?

Разобравшись с принципом и алгоритмом работы автоматизации предприятий общественного питания или сферы ресторанного бизнеса, можно понять, какое оборудование необходимо. Оно позволит организовать эффективное и слаженное функционирование заведения.

Расскажем, какую технику обязательно следует приобрести, укажем, для чего она нужна, и приведем примеры лучшего онлайн-оборудования.

Наименование контрольно-кассового оборудования	Функции и задачи устройства	Примеры лучших моделей
Контрольно-кассовые аппараты или ККМ	Могут быть представлены в виде автономных или портативных онлайн-касс, а также POS-систем, или фискальных регистраторов. ККМ помогают обслужить клиента. Работа на аппарате происходит за счет действий кассира-операциониста или официанта, которому необходимо самому вбивать товар в систему и печатать кассовый чек в подтверждение сделанного заказа. Благодаря онлайн-кассе процесс обслуживания посетителей происходит быстрее и проще. Кассовый аппарат необходим для кассира и официанта. Бизнесменам рекомендуют приобретать сразу программно-технический комплекс, в который входит все нужное оборудование. Если же была приобретена только онлайн-касса, то к ней нужно докупить обязательно сканер штрих кодов и принтер печати чеков.	Лучший смарт терминал, разработанный специальной для кухни, – Эвотор 10 ФН. Лучшие онлайн смарт-терминалы: - Эвотор СТ 7.3. - Эвотор Плюс ФН. - Эвотор Алко ФН. - Эвотор Стандарт ФН. - Эвотор Смарт ФН. Они отличаются универсальностью, современной «начинкой» и простотой управления. ПТК или POS-терминалы: - YARUS C2100. - MSPOS-К. - ШТРИХ-MOBILE. Автономные, портативные онлайн-кассы: - Атол 90 Ф. - Меркурий 185Ф. - Меркурий 180Ф. - Пионер 114Ф. - Элвес МФ. Стационарные кассовые аппараты: - АМС 100Ф. - Касби 04К. - Меркурий 150. - Альфа 400К. Фискальные регистраторы: - Штрих-М-02Ф. - Штрих-М-01Ф. - Прим-88Ф. - Viki Print F с ФН. - АТОЛ FPrint-22ПТК.
Фискальный накопитель	Является устройством для хранения данных. Обязательно должен быть установлен в онлайн-кассовом аппарате. Об этом гласит ФЗ-№54.	Фискальный накопитель можно заказать в ЦТО «Мета». - Фискальный накопитель ФН-1. - Фискальный накопитель ФН-1 исполнение 2 на 36 месяцев.
Сканеры штриховых кодов	Сканирующее устройство поможет распознать товар, определенное блюдо и вывести его название на экран монитора для совершения дальнейшей продажи. При выборе сканера обращайте внимание на его скорость считывания, возможность работы без подключения к ПК и другие технические характеристики. Сканер необходим для полноценной работы официанта или кассира-операциониста.	Выделяют модели, отличающиеся высокой производительностью и долговечностью: - Datalogic QuickScan QD2430. - PROTON IMS-3100. - Motorola Symbol DS4208. Среднебюджетные модели сканеров: - Motorola Symbol LS2208. - Proton ICS-7100. - Proton ICS-1100. Из более дешевых, но надежных сканеров отмечают: - Argox AS-8000. - Cipher-1000. - Superscan-3101. - PROTON CCS-4100. Модели беспроводных стационарных устройств: - MetrologicHoneywell MS-7120 «Orbit». - Zebex Z-6082.
Принтеры штриховых кодов и этикеток	Существует несколько видов принтеров, подходящих для ККТ. - Прежде всего, это те, которые печатают только пречеки и чеки. - Вторые – печатающие липкие этикетки, клеящиеся на бирки. - Третьи – совмещающие возможности первых и вторых устройств. Конечно же, лучше всего последние приборы, так как ими можно воспользоваться и выполнить разные задачи. Принтер нужен для работы кассира, официанта, складского персонала, товароведа.	Принтер для печати только чеков: - Ethernet POS80. Принтеры, печатающие этикетки: - Zebra GK420t. - Zebra LP 2824 Plus. Лучшие принтеры с совмещенными возможностями: - Меркурий ПЛЭ-03. - MPrint EVA. - Меркурий ПЛЭ-02.
Денежный ящик	Необходим в ресторане, баре, кафе для сохранности денежных средств и документов. Имеются модели ящиков со специальными встроенными отсеками, в которых можно спрятать важные бумаги, крупные банкноты, а также с электромагнитным замком на несколько положений.	Лучшие денежные ящики сделаны из металла или железа: - Меркурий 100. - Меркурий 100.1. - Меркурий 100.2. - Меркурий 100.1 (24В). Об устройствах денежных ящиков и видах мы писали тут.
Клавиатура	Нужна для ввода данных. Может быть встроена в кассу или же подключаться через порт к ККМ или ПК. Обязательно должна быть установлена на рабочих местах у кассира, повара, товароведа.	Выбрать клавиатуру лучше по своему усмотрению и параметрам кассовой техники.
Терминал сбора данных	Благодаря автономной работе терминал может собирать информацию и данные в любом месте. Терминал нужен для сбора и хранения информации о товаре. Без него не обойтись на складе.	Последняя и улучшенная модель терминала сбора данных: - Motorola MC9590 (Symbol MC9590).
ПК	Необходим компьютер для контроля и учета всей системы. Должен быть у руководителя заведения, бухгалтера, администратора.	Подбирайте модели по своему усмотрению и бюджету.
Детектор банкнот	Без такого устройства кассовый узел будет действовать, но достоверность купюр, получаемых от покупателей, будет всегда под вопросом. Чтобы избежать поступления поддельных денег в кассу, следует приобрести детектор.	Модели высокого класса с возможностью распознать суперзащиту: - CASSIDA UNOplus. - CASSIDA UNO. - CASSIDA 2300 Series. Портативные инфракрасные устройства, некоторые проверяют еще и ценные бумаги: - MERCURY D-10 CLUSTER. - Cassida 3200 RUB. - Cassida 32 series. - DORS 1000M3. Полностью автоматические приборы: - MERCURY D-20A. - Mercury BK-120N.
Счетчик банкнот	Необходимы для пересчета денежных купюр. Должны быть установлены у кассира-операциониста, администратора.	Высокопроизводительные счетчики банкнот с ускоренной системой пересчета: - CASSIDA Advantec 75 Series. - Cassida 6650 series. - DORS 750. - Magner 35. - Mercury C-95. О видах и критериях выбора счетчиков банкнот читайте тут.
Считыватель или ридер магнитных карт	Нужно установить в кассовой зоне, а также приобрести автономный считыватель, которым можно будет рассчитать клиента, не отходя от столика.	Модель лучше подобрать самостоятельно, опираясь на модели кассового аппарата, которым вы пользуетесь или собираетесь пользоваться. Ридер должен сочетаться с онлайн-кассой.
Устройства мониторинга и охраны объектов	Можно рассмотреть: - Датчики и сопутствующее оборудование. - Камеры видеонаблюдения. - Видеорегистраторы. - GSM Сигнализации.	Модели устройств зависят от охранной системы.

Может понадобиться и другое оборудование, например, весы для повара на кухне. О видах весов мы писали тут. Устройства подбирайте по потребностям вашего персонала.

Вам будет интересно: Новые возможности онлайн-касс для кафе и ресторанов.

Программы для автоматизации баров, ресторанов и кафе – рейтинг лучших программ для общепита

Программное обеспечение для ресторана, кафе или бара подразделяется на типы в соответствии с зонами, указанными выше:

1. Back Office. Программы для товарного, складского, финансового учета. С ними можно контролировать списание продукции, проводить инвентаризацию, вести приход и расход денежных средств и т.д. Такие программы необходимы для руководящего персонала, товароведов и администраторов.
2. Front Office. В эту категорию входят программы для учета продаж. Такие программы устанавливаются на технике в кассовой зоне.
3. Head Office. Программы устанавливаются для руководителя на его ПК. Также нужны бухгалтерские программы.

Любая программа автоматизации ресторана многофункциональна. Она легка в освоении и проста в использовании. Разобраться с ней и обучить персонал сможет любой.

Программное обеспечение необходимо для:

• Повышения эффективности деятельности заведения.
• Упрощения процессов управления персоналом.
• Ускорения обслуживания.
• Повышения качества обслуживания.
• Минимизировать возможные злоупотребления со стороны работников.

Автоматизация бара, кафе, ресторана или точки общепитания на основе оборудования ЦТО «Мета» и программ популярных и актуальных компаний позволяют результативно сочетать три важных критерия эффективности бизнеса – надежность, скорость и качество.

Автоматизация ресторана, кафе, бара от ЦТО «Мета» подразумевает три системы:

1. Стандартное внедрение ПО и оборудования, возможно б/у.
2. Бюджетное внедрение с нужной техникой, но по стоимости дешевле.
3. Стандартное внедрение с новым оборудованием и ПО.

Можно выделить список лучших программ и ПО для общепита, ресторанов и баров, о которых мы не говорили. Рекомендуем их рассмотреть:

• Компания Палтусов: Ресторан. Базовая версия.
• Компания Палтусов: Ресторан. Включает платформу 1С:Предприятие 8.
• Компания Палтусов: Ресторан. на 5 пользователей. Включает платформу 1С:Предприятие 8.

• АТОЛ: Рабочее место кассира v.3.x, ЛЮКС USB (ключ).

• Товароучетная программа LiteBox.
• Начало формыРабочее место кассира (РМК) «Меркурий-Кассир».
• «1С:Предприниматель 8».
• «1С:Розница 8. Базовая версия».
• Другие программы от компании 1С.

Подбирайте программы, исходя из характеристик вашего оборудования. На многих онлайн-кассах встроено ПО. Узнавайте у мастеров ЦТО «Мета», какая техника вам реально принесет пользу и какие программы подойдут под ваш вид бизнеса.